Анализ организационных систем

Задачи организационного анализа зависят от субъекта, осуществляющего анализ (группы интересов), и его целей. Так, в общем случае:

• потребителя интересуют цена и качество продукции компании и ее имидж;

• поставщика интересуют аспекты, позволяющие воспринимать организацию как надежного партнера, заслуживающего доверия;

• сотрудников интересуют аспекты  качества трудовой жизни, включая стиль управления, систему вознаграждения. Следовательно, выводы по результатам анализа организации будут разными, поскольку люди в силу их разнообразия и неповторимости имеют разные ожидания относительно подходящего лично для них лидера;

• акционеры анализируют экономическое состояние и перспективы развития компании, чтобы спрогнозировать возможность получения доходов и их размер, а также вовремя продать акции, перевести инвестиции;

• конкуренты ищут слабые места и возможности «поживиться» коммерческими или инновационными тайнами и надеются на то, что им удастся «выбить вас из седла» и стать монополистами, диктующими цены, и т. д.

К объектам анализа организации относят: организационные и  экономические результаты, миссию организации, видение будущего, философию и политику организации с позиции персонала, цели организации, организационно правовую форму организации,  социальное партнерство в организации, качество трудовой жизни, социально-психологический климат, форуму организации системы менеджмента, структуру управления организацией.

Чтобы успешно сотрудничать, взаимовыгодно совершать сделки, длительное время поддерживать и развивать деловые отношения, нужно хорошо знать, с кем имеешь дело, и иметь информацию для прогнозирования и учета интересов делового партнера.

Было бы ошибкой прибегать к сбору информации о фирмах-партнерах только эпизодически или в период подготовки к переговорам с ними. Эта деятельность должна вестись постоянно и тщательно. Так, оперативно-коммерческая работа по изучению фирм во внешнеторговых организациях должна включать:

• предварительный сбор данных о фирме, с которой предполагается проведение переговоров или заключение сделки;

• текущее наблюдение за деятельностью фирм и организаций, с которыми заключены контракты;

• выявление и изучение новых фирм и организаций — возможных контрагентов по экспорту и импорту;

• систематическое изучение фирменной структуры товарных рынков по основным статьям экспорта-импорта;

• наблюдение за деятельностью фирм-конкурентов, играющих ведущую роль на отдельных товарных рынках.

Такого рода деятельность должна осуществляться и по отношению к деловым партнерам на внутреннем рынке.

Информация о фирмах, полученная из разных источников, собирается и систематизируется в фирменном досье. Вопросы, по которым подбираются материалы для досье, могут быть разделены на две группы:

1. Общая характеристика фирмы: род деятельности, номенклатура производства и торговли, размеры производства и другие слагаемые, характеризующие фирму и ее роль на рынке данного товара.

2. Специальные аспекты, имеющие отношение непосредственно к заключению контрактов: кредитоспособность, финансовое положение фирмы, загрузка ее заказами, заинтересованность в получении заказов от российских организаций, выяснение взаимоотношений с другими фирмами и государственными органами, участие фирмы в картельных и других соглашениях, ограничивающих торговлю с различными монопольными объединениями. Сюда же относится и деловая характеристика представителей фирмы, с которой предполагается

сотрудничество.

Наиболее ценной информацией для досье считаются сведения, полученные как при личном знакомстве с фирмой, ее руководителями или владельцами, так и в процессе коммерческих переговоров. В качестве дополнительных источников информации используются данные фирменных справочников, годовые отчеты фирм, справки банков и специализированных информационных фирм.

Досье фирмы включает ряд документов, которые специально подготавливаются сотрудниками любой внешнеторговой организации. К таким документам, обязательным для заполнения, относятся:

• карта фирмы — базовый документ, в котором собирается всесторонняя информация об интересующей фирме;

• сведения о переговорах с фирмой;

• сведения о деловых отношениях.

Карта фирмы представляет собой анкету, содержание которой сгруппировано по основным вопросам, характеризующим различные стороны деятельности изучаемой фирмы. Указываются:

• страна, почтовый и телеграфный адрес фирмы и номера ее телефакса;

• год основания фирмы;

• предметы торговли, производства (с указанием основных технических характеристик товаров и технических новинок) или характер услуг;

• производственные мощности, торговый оборот, число занятых или другие данные, характеризующие производственные возможности и объем деятельности фирмы (по годам);

• данные о финансовом положении фирмы;

• сведения о филиалах, дочерних предприятиях, об участии в прочих связях (картельных, финансовых, персональных и т. д.);

• важнейшие конкуренты фирмы;

• владельцы, руководители фирмы, лица, имеющие непосредственный контакт с российскими организациями;

• оборот, в том числе с российскими организациями;

•отрицательные моменты, характеризующие фирму (невыполнение обязательств, рекламации, арбитражные, судебные дела и пр.).

Для подбора и систематизации сведений о фирме используется широкий круг материалов, характеризующих фирму: домашняя страница организации в Интернете, оперативная информация и материалы кабинета фирм ВНИКИ, данные периодической печати, отдельные монографии, каталоги, проспекты, юбилейные и рекламные издания фирм, их годовые отчеты. Полезно воспользоваться услугами организации Внеш-экономсервис при торгово-промышленной палате и во множестве существующих сейчас специализированных фирм по предоставлению информационных услуг. Вся заносимая в карту информация должна сопровождаться указанием о том, к какому периоду она относится, а также ссылкой на источник. Кроме перечисленных в карте данных в досье фирмы должны быть включены:

• характеристики владельцев, руководителей фирмы, а также служащих, имеющих непосредственный контакт с российскими внешнеторговыми организациями;

• данные балансов фирмы за хозяйственный год;

• данные о развитии торговых отношений с фирмой (сведения о поведении фирмы во время переговоров о заключении сделок и в ходе их реализации, об отношении фирмы к условиям типовых контрактов российских партнеров, о результатах сделок, о заинтересованности фирмы в работе на российском рынке).

Сведения о переговорах составляются после завершения переговоров с фирмой. Основные вопросы для изучения:

• предмет переговоров;

• результат переговоров;

• характеристика представителей фирмы,  проводивших переговоры: особенности характера (слабые и сильные стороны), знание коммерческих и технических вопросов;

• поведение фирмы во время переговоров;

• деловые отношения с другими партнерами. Сведения о деловых отношениях в отличие от сведений о

переговорах, составляемых после каждого раунда переговоров с фирмой, составляются один раз в год и отражают опыт работы с фирмой в течение этого времени. Они содержат данные о выполнении фирмой условий контракта, ее заинтересованности в работе с российским партнером, деловых качествах фирмы и ее представителей, проявившихся в процессе выполнения контракта.

Досье на фирму пополняется систематически, при этом перед началом нового финансового года и при подготовке крупных сделок целесообразно дополнительно собрать сведения о финансовом положении контрагента независимо от наличия этих данных за прошлые периоды.

Этический момент поиска и сбора информации о деловом партнере: источники информации должны быть общедоступны, вы не должны вторгаться в коммерческую тайну, использовать запрещенные законом и не одобряемые обществом способы. Процесс добычи информации заставляет напрямую понять, что в наше время информация — это капитал, достояние, потому что услуги организаций, собирающих информацию по всему миру, стоят очень дорого. Однако зачастую приходится решать дилемму: либо сэкономить и при этом рисковать быть обманутым, либо понести затраты на получение информации о реальном состоянии партнера и его репутации. Так, в известной у нас книге американского бизнесмена X. Маккея (Н. Mackay) «Как уцелеть среди акул» приводятся два документа фирмы Mackay Envelope, в один из которых заносятся данные о клиентах компании, так называемый «66-разрядный профиль клиента», в другой — о конкурентах, так называемый «12-разрядный профиль конкурента». По мнению автора книги, такого рода документы, постоянно обновляемые и пополняемые новой информацией, позволяют найти индивидуальный подход к деловому партнеру и предвидеть шаги конкурентов.

Есть тонкая грань между процессом прогнозирования поведения партнера на основе обширной информации и манипуляцией. Залогом этичности взаимодействия является направленность использования полученной информации на то, чтобы партнер был убежден в правильности своего выбора, удовлетворен совместными решениями, увидел в сделке свой интерес, не был впоследствии разочарован и охотно шел на сотрудничество. Солидный бизнесмен объективно заинтересован в длительном и стабильном партнерстве больше, чем в сиюминутной выгоде (здесь играют роль еще и соображения репутации фирмы), поэтому его поведение и использование информации о партнере ориентировано на выявление и учет стратегических интересов партнера и удовлетворение их. В вопросах конкуренции этичность поведения сохранить трудно, однако забота о репутации фирмы и жесткое законодательство, запрещающее недобросовестную конкуренцию, позволяет не переходить за установленные рамки.

Информация о клиенте, по Маккею, включает не только деловую часть, но и сведения о жизненном пути, пристрастиях, привычках и недостатках самого клиента и членов его семьи. Это позволяет не только завязывать и развивать отношения на межличностном уровне, но и избегать в процессе общения неприятных для партнера тем, сохраняя его доброе расположение духа.

Капитал торговой марки
Качество целей
Кейнсианство и неокейнсианство
Классификация
Автоматизированные системы