Автоматизация делопроизводства в организационных системах

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизации их архивного хранения. Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Иногда говорят, что ДОУ является основной функцией делопроизводства (организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов, систематизация архивного хранения документов, определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Документооборот - движение документов в рамках ДОУ. Документы, с которыми ведется работа в организации (как созданные в ней, так и полученные из других источников), включаются в ее Документооборот. Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. При анализе документооборота организации применяются различные количественные и качественные оценки. Одним из основных показателей является объем документооборота - число документов, поступивших в организацию и разработанных ею за определенный период.

Документ, прошедший стадию документооборота, вступает в последнюю фазу своего жизненного цикла - архивное хранение.

Типовая технология работы с документами

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией (ОРД), а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (хотя в него может входить и ОРД).

В крупных организациях обычно существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Оно может называться по-разному: управление делами, общий отдел и т. п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию возлагаются, например, на секретаря руководителя организации. Для определенности далее структурное подразделение, ответственное за обеспечение централизованного документооборота, будет именоваться канцелярией.

С точки зрения работников канцелярии выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

1. Входящие документы, поступившие в канцелярию из внешних организаций.

2. Исходящие документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений для отправки во внешние организации.

3. Внутренние документы, поступившие в канцелярию из структурных подразделений организации или от руководителя для рассылки внутри предприятия.

Обработка входящих документов

Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (рис. 1):

· экспедиционная обработка;

· регистрация;

· рассмотрение руководством и выдача резолюции;

· ознакомление в структурном подразделении или исполнение;

· контроль исполнения.

Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:

· постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;

· отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;

· снятие исполненных документов с контроля.

Порядок обработки входящих документов

Рис. 1. Порядок обработки входящих документов

Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о «их в регистрационную ферму. Регистрируете» практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству. По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.

Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т.д.

Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10% от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.

Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.

Обработка исходящих документов

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (рис. 2):

·  разработку проекта документа в структурном подразделении;

·  согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

·  утверждение документа руководством;

·  регистрацию документа;

·  экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Порядок обработки исходящих документов

Рис. 2. Порядок обработки исходящих документов

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.

Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.

Внутренний документооборот

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т.п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):

·  подготовка проекта внутреннего документа;

·  обеспечение согласования документа;

·  утверждение;

·  регистрация;

·  рассылка по подразделениям;

·  контроль исполнения документа;

·  подшивка копии в дело.

Обработка внутренних документов

Рис. 3. Обработка внутренних документов

Проекты внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

Архивное хранение документов

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Анализ возможностей, рынков
Анализ затрат
Анализ привлекательности фондового рынка
Анализ конкурентного окружения, организационных систем
Анализ отрасли
Анализ показателей рынка ценных бумаг, риска инвестирования
Рынок ERP
Оценка персонала