Виды коммуникаций в организации

Коммуникация между организацией и ее средой

Поскольку любая организация черпает свои жизненные силы из окружающей среды, ей необходимо поддерживать с ней непрерывную связь. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникации с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном и международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты, в которых она сообщает информацию по финансовому маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях, льготах и т.д. Делая взносы в пользу разных политических групп, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился.

Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Коммуникация между уровнями и подразделениями

  ·  Межуровневые коммуникации в организациях

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высшего уровня на низшие. Таким образом, починенным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях и т.п.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей, что может заметно влиять на производительность. Например, работник гостиницы разработал новый метод обслуживания клиентов с целью еще лучше удовлетворять их потребности, и сообщает о своей идее непосредственному начальнику. Тот в свою очередь решает поддержать предложение и сообщает об идее на более высокий уровень управления. Если организация поддерживает новаторские предложения своих работников, то это может обеспечить увеличение прибыли и привести к выработке подобных предложений в будущем.

Кроме того, коммуникация по восходящей, т.е. снизу вверх, выполняет функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

  ·  Коммуникации между подразделениями

Организация нуждается и в горизонтальных коммуникациях. Она состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Так как организация- это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

Например, представители различных отделов в учебных заведениях периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписаний занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности. Подобным образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. В компаниях руководители производственных, маркетинговых, проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции и др. Компании могут выпускать различную продукцию и потому через проектно-исследовательский отдел необходимо получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволит организации быть ближе к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений.

  ·  Коммуникации руководитель-подчиненный

Наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным, и этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Они связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов, обеспечением вовлеченности в решение задач отдела, с обсуждением проблем эффективности работы, совершенствованием способностей подчиненных, со сбором информацией о существующих проблемах, оповещением подчиненных о грядущих изменениях, а также с получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

  ·  Коммуникации между руководителем и рабочей группой

Данные коммуникации в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях, о недавних проблемах и достижениях. Кроме того, рабочая группа собирается и без руководителя для обсуждения разных вопросов, что способствует повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

  ·  Неформальные коммуникации

Неформальные коммуникации - это канал распространения слухов в организации. Однако эти каналы можно эффективно использовать. Периодически организовывая утечку информации, руководитель может узнавать о реакции на нее по каналам обратной связи в этой системе перед тем, как принять решение или что-то изменить в своих действиях.

Классификация управленческого труда менеджера
Инвестиционная политика
Внутрифирменная система информации
Принципы системного подхода
Модели организаций закрытого и открытого типов
Управленческие решения
Угрозы экономической безопасности предприятия
Делегирование, полномочия и ответственность
Режим использования и охраны вод
Виды лицензий. Торговля лицензиями
Роль НИОКР в менеджменте фирмы
Сущность эффективности менеджмента