Аппарат управления внутрифирменной системой информации

Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте. И чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления. Но трудность управления не только в этом. Уже давно пройден тот рубеж, когда всю поступающую информацию руководитель мог обработать традиционным способом.

Известно, что объем научно-технической информации через каждые 3-5 лет удваивается. При этом необходимо учитывать и стоимостную сторону получения информации. По утверждению зарубежных специалистов, затраты на информацию составляют около 50 % всех затрат на управление.

Объем, характер и потоки информации предопределяют состав структурных подразделений предприятия ( АО) и взаимодействие между ними.

Объем информации тесно связан также со степенью централизации функций в управлении и принятия управленческих решений. Слишком высокая централизация в управлении может привести к перегрузке потоков информации и нарушению их ритма.

Таким образом, работа с информацией должна совершенствоваться как по ее содержанию, так и организационно.

Крупные предприятия, акционерные общества и организации имеют в своей структуре соответствующие информационные службы, включающие в себя отделы научно-технической информации, технические архивы  другие подразделения. Информационная службы пропускает через себя основные потоки информации, поступающей на предприятие ( в АО), про водит ее первичную обработку и трансформирует ее до подразделений предприятия (АО).

С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции информационной службы существенно расширяются. Ее задачами становится также создание и внедрение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия (АО) и др.

Существенное значение имеет и определение необходимой численности персонала информационной службы. Сложилась определенная зависимость между численностью руководителей и специалистов предприятия и сотрудников информационной службы, которая выглядит следующим образом.

Количество работников информационной службы Количество руководителей и специалист
1-2 До 300
2-6 300-500
6-12 500-1000
12-25 более 1000

Понятно, что на сегодня эти соотношения могут служить лишь ориентирами для предприятия (АО) при разработке штатов их информационных служб.

Как уже указывалось, система работы с информацией или информационная система включает в себя сбор, передачу и обработку информации. Характерной особенностью этой системы является то, что структура ее постоянна. При росте объема информации и изменении ее содержания меняется не структура информационной системы, а технические средства сбора, переработка и передачи информации.

Одним из самых простых способов систематизации информации являются справочно-информационные фонды (СИФ). СИФ включает в себя информационные материалы. Которые представляют интерес для руководителей и специалистов данного предприятия или АО. СИФ обеспечивает им значительную экономию времени на поиск, сбор и обработку научно-технической информации. Однако созданием справочно-информационных фондов проблема совершенствования работы с информацией не решается.

В настоящее время в широких масштабах сбор, передача, обработка и хранение информации ведется с помощью ЭВМ. Системы управления, в которых обработка информации осуществляется ЭВМ, получили общее название автоматизированных информационных систем (АИС). Основное назначение АИС состоит в том, чтобы обеспечить процесс управления более быстрой и эффективной обработкой информации и полнее удовлетворить информационные потребности руководителей (менеджеров) в области планирования и прогнозирования, учета и регулирования производства, изучения потребительского спроса, финансовой деятельностью и т.д.

Есть и другой  эффективный способ регулирования и обработки информации, направляемой к руководителю (менеджеру). Это внедрение в информационную систему работы по методу отклонений, суть которого заключается в следующем: если производительные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива проходят в соответствии с установленным режимом, графиокм или другими нормативными документами, то в этом случае не требуется каких-либо управленческих воздействий, и информация к руководителю не поступает. Поступает она лишь тогда, когда произошли те или иные отклонения от нормального ритма, и используется для принтяия необходимого решения. Метод отклонений снижает объем поступающей информации в десятки раз.

Работа по методу отклонений:

    ·    Позволяет экономить время руководителя (менеджера) и создает ему возможность заниматься более важными проблемами.

    ·    Сокращает бумажный поток к руководителю и направляет значительную часть его по соответствующим каналам к подчиненным.

    ·    Сокращает количество решений. Которые ежедневно приходится принимать руководителю и тем самым уменьшает нагрузку.

    ·    Повышает обоснованность решений и предотвращает повторение прошлых ошибок.

    ·    Обеспечивает более эффективное использование квалифицированных кадров

    ·    Улучшает связи между отдельными подразделениями предприятия (АО).

В то же время работа по отклонениям может развить у руководителя и формализованный подход к делу. При отсутствии значительных отклонений от нормы она может породить у него обманчивое чувство безопасности, а это в условиях конкуренции может привести к очень серьезным последствиям, и наконец, этот метод почти не позволяет учесть опасные колебания в таком факторе, как, например, поведение персонала.

Теоретические подходы к проблемам стратегического менеджмента
Организационно-распорядительные документы в республике Беларусь
Оформление договорной документации с турфирмой
Развитие предпринимательства
Сущность моделирования
Экономическое содержание финансов
Самосовершенствование личности и стресс
Формирование структуры организации
Виды сервиса гостеприимства
Делопроизводство в аптеке
Социально-экологический риск
Классификация основных банковских рисков