Внутрифирменная система информации в менеджменте

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д. По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте. Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.). В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам.

Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов. Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений. Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: - краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; - удовлетворение потребностей конкретных управляющих; - точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений. Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

Главная цель системы управления внутрифирменной  информацией  (СЛУВИ):

создание  эффективной  системы  информационного  обеспечения  процессов управления.

  Основное  внимание  должно  уделяться  не  вопросам  техники  и организации, а вопросам создания информации, которая будет  проходить  через систему  информационного  обеспечения  (ИО).  Необходимо  обеспечить  службу реализацией определённых функций:

. Создание условий, при которых руководство организации получит  возможность  принимать  более  качественные  решения.  На  основе  информации  меньшего  количества, но лучшего качества.

. Внедрение в процессы  производства  и  использование  информации  «методов  анализа» на стоимость – результативность.

. Формирование у  руководства  организации  отношения  к  информации  как  к  ценному  организационному  ресурсу.  Рекомендуют  использовать  рекламные  методы, мероприятия по повышению квалификации и т.д.

. СЛУВИ должна внедрить в каждом подразделении практику  составления  планов  развития ИР.

. Выявление достижений в области информатики и обеспечение  их  внедрения  в  информационную деятельность фирмы.

. Организация демонстрации преимуществ централизованного управления ИР.

Структура службы:

    В целях определения рациональной структуры службы и её места в системе управления американские специалисты провели ряд исследований:

  . Организационный статус службы в целом достаточно высок. Чаще всего эти     службы подчиняются высшему руководству в  лице  президента  или  вице- президента фирмы.

  . Структура службы  определяется  набором  тех  информационных  функций,  выполнение которых необходимо для решения задач фирмы.

  . Структура зависит также от структуры управления организации в целом.

    На начальном плане СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста  и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру СЛУВИ стали вводиться: 

отдел передачи информации,  электронной  почты,  отдел  телефонной  и  телеграфной связи, отдел анализа использования  информации  и  т.д.  В  настоящее  время большое внимание уделяется поиску  новых  организационных  решений,  которые могли бы  повысить  эффективность  службы.  Некоторые  крупные  американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они  должны  заниматься оценкой  системы  информации,  существующей  в  фирме,  оценкой  технических средств, используемых  в  фирме  для  обработки  и  продвижения  информации, анализ кадрового обеспечения системы информационной деятельности фирмы.

    Перед СЛУВИ выдвигаются определённые задачи:

1. Служба должна  внедрять  содержание  информации,  которая  требуется  для  удовлетворения потребностей управления всех уровней.

2. Служба должна разработать положения, которые определяют объём,  скорость,  качество информации.

3.  Служба  должна  устанавливать  последовательности  выполнения  процедур,  которые связаны с составлением,  передачей,  обработкой  и  использованием  информации.

4.  Выявление  наиболее  целесообразных  организационных  форм  управления  внутрифирменной информацией с учётом особенностей организации.

5.  СЛУВИ  должны  осуществлять  централизованное  планирование   всей  деятельности по приобретению и использованию, обработке, хранению и выдаче  информации.

6.  Установление  системы  приоритетов  в  информационном  обслуживании  руководителей различного уровня.

7.  разработка  различных  мер,  которые  способствовали  бы  повышению  её  эффективности.

8.  Осуществление  мероприятий  по  обучению  и  повышению  квалификаций  специалистов.

    Обработка информации должна рассматриваться как  сфера  деятельности,  которая способствует улучшению и ускорению решения управленческих задач.

    Высоко эффективная система  информации  может  быть  создана  как  при участии руководителей, так и при участии сотрудников фирмы.

    При создании СЛУВИ требуется внедрение новейших технических достижений в обработке информации.

    Огромное  значение  в  повышении  эффективности   информационного обеспечения играет руководитель СЛУВИ.

    Руководитель должен чётко представлять  себе,  по  каким  направлениям развиваются технические средства обработки  информации,  знать  преимущества новейших разработок, определить, в какой мере эти  достижения  целесообразны и рациональны в условиях данного предприятия.

    В организациях  должны  постоянно  совершенствоваться  организационные формы работы самих сотрудников и управленческого аппарата. []

    Руководитель СЛУВИ должен обеспечить для своего коллектива  выполнение ряда условий:

  .  Огромное  внимание  должно  быть  уделено  формированию  социально- психологического климата;

  . Руководитель должен обеспечить установку оборудования, которое поможет     более полно обеспечить информационные потребности фирмы;

   . Обеспечение подбора квалификационного штата.

    Эффективность СЛУВИ о многом зависит от  гибкости  персонала,  от  его готовности к постоянному обновлению, совершенствованию.  Особенно  актуальна проблема перевода сотрудников к новым технологиям, к приёмам труда,  перевод сотрудников  к  использованию  более  современных  средств.  Продуктивность решения проблемы зависит от определённых условий:

  . Необходима качественная диагностика персонала  с  точки  зрения  того,  насколько целесообразно работать с ним по данному вопросу.

    Диагностика предполагает:

- Отсев сотрудников, на обучение которых не стоит тратить ни  время,  ни деньги. В основном, это те категории людей, неизменным девизом которых  является: «Не хочу и не буду!», «Всё хочу, но ничего не могу!»

- Должны быть определены оптимальные способы работы.

- Определение критериев эффективности обучения каждого сотрудника

  . Необходимо подготовить сотрудников к восприятию новой информации.

    Обучение новым информационным технологиям должно быть разведено на два направления:

  1. Развитие новых знаний и навыков;

  2. Развитие личностного потенциала.

    Второе направление – необходимый процесс перед  профильным  обучением, так как оно мотивирует, заинтересовывает сотрудника и позволяет  решить  ряд задач профессионального развития.

Акцизы
Методы набора персонала
Понятие групп и их значимость
Функция планирования
Особенности инновационного управления в 21 веке
Особенности управленческого общения с персоналом
Процесс командообразования
Налоговая среда
Виды и характеристика производственных стратегий
Объективный идеализм Платона
Виды структуризации проектов
Стандарт SA 8000
Этапы эволюции менеджмента качества