Внедрение и функционирование экологической политики

Организация должна обеспечить ресурсы, возможности, структуры и механизмы поддержки, необходимые для:

-  проведения экологической политики, целевых и плановых показателей;

-  обеспечения соответствия изменяющимся требованиям организации;

-  общения по вопросам системы управления окружающей средой с заинтересованными сторонами, и

- обеспечения постоянного функционирования и усовершенствования системы  управления   окружающей средой для улучшения экологической эффективности организации.

Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия.

Успешное внедрение системы экологического менеджмента возможно только при участии всех работающих в организации или от ее имени лиц. Начало обязательству охранять окружающую среду должно быть положено в высших уровнях руководства. Следовательно, высшее руководство должно определить экологическую политику организации и обеспечить наличие ресурсов, необходимых для разработки, внедрения, поддержания и улучшения системы экологического менеджмента.

Ресурсы включают в себя людские ресурсы, специальные знания и опыт, организационную инфраструктуру, технологию и финансовые ресурсы. При распределении ресурсов организация должна разработать методики отслеживания преимуществ своей деятельности, связанной с охраной окружающей среды, и затрат на неё. Наличие ресурсов и их распределение необходимо периодически анализировать и обеспечить их адекватность в связи с анализом со стороны руководства.

Успешное создание, внедрение и поддержка системы управления окружающей средой зависит в большой мере от того, каким образом высшее руководство определяет и распределяет ответственность и полномочия в рамках организации. Полномочия и ответственность могут распределяться по-разному, в зависимости от стадии создания СЭМ.

На период разработки и внедрения системы создается штаб СЭМ, в состав которого могут входить как постоянные члены, компетентные в вопросах экологического управления, так и приглашаться специалисты в качестве консультантов. (ген. директор, тех. директор, гл. эколог, начальник службы качества, начальник службы промышленной безопасности и т.п.). Между членами штаба распределяется ответственность за определенные элементы СЭМ (Рисунок 2).

Штаб СЭМ выполняет координирующие и контролирующие функции, определяет направления работы.

Руководство штабом осуществляет уполномоченный от высшего руководства поСЭМ. Им может быть назначено лицо высшего руководящего звена, обладающее для этого достаточными полномочиями и компетенциями. Он несет ответственность за общее руководство по разработке СЭМ.

Приказом генерального директора назначается руководитель проекта разработки и внедрения СЭМ. В его обязанности входит руководство работой по разработке и внедрению СЭМ в соответствии с требованиями модели стандарта. Руководитель проекта подчиняется непосредственно уполномоченному по СЭМ от высшего руководства.

В каждом структурном подразделении по представлению руководителя подразделения назначается уполномоченный по разработке и внедрению СЭМ – промотер СЭМ. Он осуществляет связь рабочее группы подразделения с о штабом СЭМ. 

Распределение полномочий  и ответственности на этапе создания СЭМ

Рис.2 Распределение полномочий  и ответственности на этапе создания СЭМ.

На этапе функционирования  в соответствие с требованиями стандарта обязанности в системе распределяются следующим образом (Рисунок 3):

- высшее руководство – обязательства, экологическая политика, стратегические цели и задачи, корректирующие и предупреждающие действия, анализ СЭМ, оценка эффективности, улучшение СЭМ;

- 1, 2 линии руководства (руководители подразделений, технологи) – участие в рабочих группах, разработка детальной документации, планирование, внедрение и функционирование, аудит СЭМ;

- Персонал предприятия – выполнение обязанностей по охране окружающей среды в соответствие с рабочими инструкциями.

Данные обязанности должны быть внесены в положения о подразделениях и должностные инструкции.

Т.к. предприятия имеют различные организационные структуры, поэтому необходимо распределять ответственность по управлению окружающей средой на основе порядка работы в самой организации.

Распределение полномочий  и ответственности на этапе функционирования СЭМ

Рис.3 Распределение полномочий  и ответственности на этапе функционирования СЭМ.

 Компетентность, обучение и осведомленность.

На высшем руководстве лежит основная ответственность за осведомленность и мотивацию сотрудников. Именно обязательства отдельных людей в контексте общих экологических ценностей обеспечивают то, что система управления окружающей средой не остается на бумаге, а эффективно реализуется на практике.

Организация должна идентифицировать, какие существуют требования к любому лицу, наделенному ответственностью и полномочиями на выполнение заданий от лица организации, в части осведомленности, знаний, понимания и навыков;

Что касается мотивации сотрудников к работе, то именно она в значительной степени определяет ее результативность. Она становится критичной при проведении изменений и, в частности, при внедрении СЭМ. Существуют две основные причины широкого использования мотивации для вовлечения всего персонала в деятельность СЭМ:

- действия любого сотрудника влияют или могут влиять на качество продукции и услуг, воздействие на окружающую среду, рациональное использование ресурсов, условия труда, производственную безопасность;

- у любого сотрудника организации могут быть хорошие идеи по совершенствованию СЭМ, снижению воздействия на окружающую среду, обеспечению лучших условий труда и безопасности производственных процессов.

Для успешной мотивации сотрудникам необходимо понимать стоящие перед ними задачи и знать о степени их достижения. Понимание важности природоохранной деятельности и внедрения СЭМ обеспечивается с помощью информирования и обучения, однако при этом важно говорить о реальных проблемах и конкретных преимуществах, а не сводить обучение персонала к докладам о глобальных экологических проблемах, вызывающих лишь скуку.

Для обеспечения компетентности персонала необходимо определить требуемые знания и навыки, а также оценить потребности в обучении и информировании различных его категорий с точки зрения необходимых сведений, методов подготовки, критериев компетентности. Естественно, что при оценке потребностей в обучении, возможных программ и методов необходимо учитывать уже имеющиеся знания и опыт персонала, осуществляющиеся на предприятии программы обучения, а также имеющиеся возможности по развитию таких программ.

Для обеспечения эффективности обучения и компетентности персонала важно, чтобы результаты обучения оценивались объективно, независимо и на основе практической деятельности.

Кроме того, организация должна требовать, чтобы подрядчики, работающие от ее имени, могли также продемонстрировать наличие требуемой компетентности и необходимой подготовки своих служащих.

Связь (контакты)

Обмен информацией внутри организации важен с точки зрения обеспечения эффективного внедрения систем экологического менеджмента.

Применительно к собственным экологическим аспектам и системе экологического менеджмента организация должна разрабатывать, внедрять и поддерживать в рабочем состоянии процедуры:

a)     внутренней связи между различными уровнями и подразделениями организации;

b)    получения надлежащих сообщений от внешних заинтересованных сторон, их документального оформления и ответа на них.

Предоставление соответствующей информации сотрудникам организации служит для их мотивации и принятия ими усилий по усовершенствованию экологической эффективности. Это может помочь сотрудникам в выполнении их обязательств, а организации - в достижении целевых и плановых экологических показателей. Методы внутреннего обмена информацией могут включать регулярные совещания рабочих групп, рассылку информативных писем, доски объявлений и сайты во внутренней сети организации.

Процедура получения надлежащих сообщений от внешних заинтересованных сторон, их документального оформления и ответа на них может включать диалог с заинтересованными сторонами и рассмотрение поднятых ими вопросов. Как минимум, организации следует создать, внедрить и использовать процедуры получения, документального оформления и ответа на соответствующую корреспонденцию от внешних сторон. Эти процедуры должны предусматривать необходимую связь с государственными органами власти по вопросу планирования на случай аварийной ситуации и по другим связанным с темой вопросами.

При рассмотрении вопросов информирования внешних сторон об экологических аспектах организации должны принимать во внимание взгляды и информационные потребности всех заинтересованных сторон. Если организация решает информировать внешний мир о своих экологических аспектах, то она может в этих целях установить процедуру. Введенная процедура может быть различной в зависимости от нескольких факторов, в том числе: от типа сообщаемой информации, ее целевой группы и конкретных обстоятельств организации. В случае принятии решения о сообщении такой информации, организация должна разработать и внедрить методы внешней коммуникации. Такие методы могут включать годовые отчеты, информативные письма, странички в интернете и встречи с местной общественностью.

Документация.

Документальное оформление СЭМ, является одним из тех факторов, которые обеспечивают ее эффективность. Документация СЭМ

• способствует последовательному и однозначному пониманию принципов, ответственности и требований, целей и процедур в рамках СЭМ;

• обеспечивает возможность анализа результативности и ее подтверждения;

• облегчает изменения, в том числе, пересмотр и последовательное улучшение, распространение подходов и обучение персонала;

• способствует стабильности процессов , а также унификации подходов управления в крупных компаниях.

Наличие документации подразумевает  собой какую-либо информацию, зафиксированную на определенном носителе. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом или комбинацией вышеперечисленного.

Ни стандарт, ни практика не требуют документального оформления всех процессов или данных, существующих в рамках СЭМ. Степень подробности документации должна быть достаточной для описания системы экологического менеджмента и совместной работы ее частей, а также для указания пути получения более подробной информации о функционировании конкретных частей системы экологического менеджмента.

Степень документированности системы экологического менеджмента может варьироваться от одной организации к другой в зависимости от следующего:

  ·  размера и типа организации и ее деятельности, продукции или услуг;

  ·  сложности процессов и их взаимодействия; компетентности ее персонала.

Для эффективного управления ключевыми процессами (т.е. теми, что связаны с установленными значимыми экологическими аспектами), организация должна установить процедуру (процедуры) описания, с соответствующими подробностями, определенного способа выполнения каждого процесса. Если организация решит документально не оформлять эту процедуру, то необходимо уведомить соответствующий персонал посредством сообщения или обучения, о тех требованиях, которые необходимо соблюдать.

В целом, документация СЭМ достаточно разноплановая; обычно выделяют четыре уровня документации по уровням пользователей:

• Руководство по СЭМ (описание области охвата, структуры, элементов и порядка функционирования СЭМ, распределения ответственности, а также ссылки на ключевые связанные документы или разделы регистра документации. Остальные документы создаются или поддерживаются независимо);

• процедуры СЭМ, требуемые стандартом;

• рабочие процедуры и инструкции;

• регистры, журналы и отчеты.

Помимо указанных, к документации СЭМ относятся экологическая политика, ЦЭП и ПЭП, программа СЭМ, описание ответственности и полномочий, материалы и программы обучения, и т.д.

Не следует забывать и о документации, не создаваемой специально при разработке СЭМ, но, тем не менее, имеющей непосредственное к ней отношение. К таким документам относятся, например, планы развития, бюджеты, внутренние предписания, приказы, договоры, нормативные акты, входящие и исходящие документы, методики и т.п.

Если процессы системы управления окружающей средой соответствуют процессам других систем управления, организация может объединить соответствующую экологическую документацию с документацией этих других систем управления.

Управление (контроль) документацией.

Управление документацией призвано обеспечить со стороны организаций разработку и поддержание документов в той степени, которая достаточна для внедрения системы экологического менеджмента.

Организация должна разработать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии процедуры, предусматривающие:

a)     проверку документов на адекватность до их выпуска;

b)     анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов;

c)      обеспечение идентификации изменений документов;

d)     обеспечение наличия соответствующих версий документов в пунктах их применения;

e)     обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

f)       обеспечение идентификации и управления процессами распространения документов внешнего происхождения, определенных организацией в качестве необходимых для планирования и эксплуатации своей системы экологического менеджмента;

g)   предупреждение непреднамеренного использования устаревших документов и применение подходящей формы их идентификации, если эти документы оставлены для каких-либо целей.

Для обеспечения контроля документов может быть создан регистр, в который бы вносилась информация о документах.

По мере введения процедур контроля документации, специалисты и руководители всех уровней должны быть ознакомлены с требованиями в отношении обращения с документацией. Ответственные за разработку и поддержание актуальности документов должны быть также ознакомлены с соответствующими требованиями.

Управление операциями (оперативный контроль).

Управление операциями должно обеспечивать:

• поддержание требуемого уровня экологической результативности;

• постоянное соблюдение требований экологического законодательства и других предъявляемых требований;

• улучшение (и поддержание достигнутого уровня) экологической результативности в тех областях, где организация работает над ее улучшением.

Управление операциями обеспечивается за счет внедрения процедур осуществления деятельности, учитывающих требования по контролю экологических аспектов

Процедуры должны описывать необходимую последовательность действий и рабочие критерии успешного их выполнения, действия в случае отклонений, возможно — связь с другими процедурами, в том числе в отношении действий в нештатных ситуациях. Процедуры должны быть документированными. Соблюдение процедур должно поддерживаться обучением.

Подготовленность к нештатным и аварийным ситуациям и реагирование на них.

Нештатные ситуации – событие, которое привело к аварии или могло привести к аварии.

Авария - нежелательное событие, приводящее к смерти, заболеванию, травмам, повреждению или другим потерям.

Задачей организации является выявление вероятных нештатных ситуаций и аварий и предотвращение их возникновения, а в случае возникновения — минимизация воздействия на окружающую среду. Требования основываются на неэффективности принципа «нулевого» риска, когда процедуры и средства предотвращения аварий считаются достаточными. Практика показала, что в дополнение к таким мерам, организация должна быть готова к действиям в случае возникновения нештатных ситуаций и аварий как в самой организации, так и вне пределов ее ответственности, поскольку в реальности вероятность их возникновения не является нулевой.

Для выполнения требований необходимо обеспечить выполнение процедур, предусматривающих действия по предотвращению возникновения нештатных ситуаций и аварий, процедур информирования в таких ситуациях, а также ограничения воздействия в случае их возникновения.

При разработке таких процедур, организация должна учесть среди прочего и следующее:

a)     природу присутствующих на участке опасностей;

b)     наиболее вероятный тип и масштаб катастрофы или аварийной ситуации;

c)      наиболее подходящий метод реагирования на катастрофу или аварийную ситуацию;

d)     планы по связи внутри организации и вовне;

e)     действия необходимые для минимизации экологического ущерба;

f)   потребность в наличии процессов оценки после аварий для разработки и проведения корректирующих и предупреждающих действий;

g) подготовка персонала аварийного реагирования;

j)   список ключевого персонала и агентств по оказанию помощи с указанием контактной информации (например, пожарная часть, служба ликвидации проливов);

к) маршруты эвакуации и места сбора;

I)   потенциальная возможность наступления аварийных ситуаций и катастроф на рядом расположенном объекте;

m)  возможность взаимопомощи со стороны соседних организаций.

Функционирование процедур обеспечивается за счет подготовки персонала действиям в случае возникновения нештатных ситуаций и аварий. Если это практически осуществимо, такие процедуры  должны быть периодически опробованы.

Процедуры подготовленности к аварийным ситуациям и реагирования на них должны периодически анализироваться и в случае необходимости пересматриваться, особенно после возникновения катастрофы или аварийной ситуации.

Финансовые показатели деятельности банков
Школа научной организации и ее психологического сопровождения
Финансовый менеджмент
Подходы к типологии организации
Развитие риск-менеджмента
Процедуры стратегического планирования
Концепция бережливого производства
Альтернативные подходы к изменениям в области менеджмента
Понятие эффективности менеджмента туризма
Процесс принятия решений менеджером
Черты и содержание менеджмента
Этапы развития управленческой мысли