Информационное обеспечение управления персоналом

Деятельность служб управления персоналом основана прежде всего на информации. Это данные о кандидатах на прием на работу и продвижение по службе: их профессиональные, квалификационные, половозрастные характеристики, медицинские и психологические параметры, производительность и новаторская активность. Это данные о развитии трудового потенциала, вознаграждениях и дополнительных выплатах, об участии в социальных программах.

Должен быть хорошо поставлен сбор данных косвенным путем: с мест прежней работы или учебы, через “вербовщиков” и по иным неформальным каналам. Кроме того, важное место занимают результаты аттестации, оценки учебы, рекомендации-характеристики руководителей. Вся эта информация хранится и обрабатывается через интегрированные компьютерные системы.

Сбор информации, проведение обследований и опросов, тестирование персонала возложены на “отдел исследований и оценок персонала”.

Компания крайне заинтересована знать, что думают работники о бизнесе, о содержании работы, условиях и оплате труда и т.п. Поэтому система опросов отработана на хорошем качественном уровне. При проведении обследований кадровые службы ставят следующие задачи:

- выразить заинтересованность менеджмента в ознакомлении с мнениями и оценками сотрудников фирмы;

- создать обстановку, в которой работники могут безбоязненно высказывать свое мнение;

- улучшать внутрифирменные коммуникации;

- выявлять проблемы и направлять усилия на разрешение конфликтов;

- оперативно обновлять информацию и актуализировать базы данных по труду;

- оценивать эффективность и действенность корпоративной политики;

- способствовать улучшению атмосферы кооперации и сотрудничества;

- определять направления совершенствования организации труда и управления;

- вовлекать персонал в решение корпоративных задач и поддерживать чувство ответственности за экономический успех фирмы;

- сопоставлять трудовую атмосферу и инновационный климат в подразделениях и отделениях корпорации.

Проводимые опросы дают конкретную отдачу в виде сокращения прогулов, снижения текучести кадров, стрессов, ошибок в работе, улучшения коммуникаций и морального климата в организации. Высказываются, правда, подчас и опасения относительно того, насколько данный комплекс мероприятий отвечает ожиданиям персонала, действительно ли можно выявить скрытые проблемы, честны ли ответы респондентов.

Следующее направление информационного обеспечения кадровой работы - программы внутрифирменной трудовой ориентации и информирования о новых возможностях - связано с расстановкой и перемещением кадров внутри компании. “Информационная система по труду” дает сведения о состоянии корпоративного рынка труда и позволяет самим работникам подавать заявки на свободные рабочие места. Информация о вакансиях (но не о зарплате), а также о профессиональных и иных требованиях к кандидатам на освобождающееся место поступает от линейных руководителей за десять дней до ухода соответствующего сотрудника.

Консультирование в связи с высвобождением носит не только “успокаивающий” характер. Если высвобождение не

вызвано нарушением дисциплины, “корректирующими действиями”, в случае сокращения должности (при реорганизациях, закрытии предприятия или цеха и т.п.), постоянному работнику должны предложить три возможности новой работы в фирме.

Актуальная задача совершенствования системы управления персоналом - создание интегрированной информационной системы по “человеческим ресурсам ”, объединение баз данных разных подразделений компании в США, а в перспективе - формирование глобальной структуры. Основанная на специальном программном обеспечении (Марк-IV) база данных является главным хранилищем информации по персоналу компании.

Информационно-аналитическое обеспечение управления персоналом на уровне штаб-квартиры возложено на отдел систем “человеческих ресурсов”, подчиняющийся непосредственно вице-президенту по управлению “человеческими ресурсами”.

Особенности подбора кадров в современных условиях

В создавшейся ситуации центральным звеном процессов подбора и расстановки кадров становится кропотливое, длительное, компетентное изучение людей, способных выполнять управленческую или требующую специальной профессиональной подготовки работу. Но только изучением ограничиться нельзя.  Необходимо постоянное информирование коллектива о всех сотрудниках,  которые проявляют способности, достигают заметных успехов в своей деятельности. Другими словами, мы должны создать условия для постоянной оценки, постоянного сравнения людей на основе личного вклада в результаты труда коллектива. Это непросто. Во многом мы психологически к этому не готовы. Но в настоящее время эта сторона деятельности по подбору и расстановке кадров становится основной, главной. Только такая постановка дела позволит, с одной стороны, избежать эмоциональных оценок, когда речь идет о коллективе, и с другой стороны, помешает проведению в жизнь при подборе кадров принципа “удобства” кандидатов, когда речь идет о руководителях.

Вот несколько типичных для настоящего времени ситуаций с подбором кадров, которые объясняются исключительно психологическими причинами, в том числе сложившимися стереотипами действий и установками руководства.

Ситуация № 1 связана с переживанием выдвигаемого на должность человека по поводу его дальнейшей судьбы в случае неизбрания.

Ситуация № 2 связана с позицией “верхов”, которым предстоит работать с вновь избранным руководителем, находиться с ним в деловых отношениях.

Ситуация №3 связана с отношением как коллектива к выборности, так и отношением к коллективу как субъекту выборов.

Именно с неоднозначностью подходов к решению этой проблемы связано  сомнение, высказываемое приверженцами старых концепций подбора и расстановки кадров,  в способности коллектива всякий раз выбрать достойного,  а  также необходимого, подходящего к ситуации руководителя. Так, высказывается мнение, что первичные коллективы могут быть ориентированы на избрание недостаточно требовательных, взыскательных людей. Видно, что в этой концепции требовательность рассматривается как главный инструмент руководителя. При этом под требовательностью понимается способность руководителя отдать распоряжение, настоять на его выполнении и т.п. Другими словами, требовательность рассматривается как свойство обеспечения позиции вышестоящего руководителя в трудовом коллективе через деятельность руководителя рангом пониже. Само по себе такое понимание требовательности можно назвать ущербным хотя бы потому, что ее невозможно понять без способности отстоять свою точку зрения перед руководством, потребовать от руководства определенных условий деятельности. Но в каждом конкретном случае подбор кадров останется выбором из нескольких лиц, способных выполнять ту или иную работу.

Подбор кадров как функция управления

Поскольку функции  управления реализуются в отношении к человеку, то они, естественно, включают психологический аспект, связанный с учетом специфических особенностей трудовой деятельности, для выполнения которой осуществляется подбор кадров; формированием образа личности на основе системы  свойств и качеств, которые необходимы для выполнения деятельности; выбором методов и средств изучения личностных свойств  и качеств.

В соответствии с объектами и содержанием деятельности определяется структура знаний, умений и навыков, а также собственно требования профессиональной деятельности к психике человека. Таким образом, объекты и содержание деятельности в определенной степени выступают в качестве критериев, по которым разрабатывается психограмма, т.е. дается описание психологических характеристик, соблюдение которых необходимо для выполнения профессиональных обязанностей.

В психограмму включаются требования, предъявляемые профессиональной деятельностью к психическим процессам (восприятию, памяти, воображению, мышлению), психическим состояниям (усталости, апатии, стрессу, тревожности, депрессии), вниманию как состоянию сознания, эмоциональным (сдержанность,  аффектация, индифферентность) и волевым (настойчивость, последовательность,  импульсивность) характеристикам. Некоторые из этих психологических требований являются основными, главными, без них вообще невозможна качественная деятельность. Они входят в структуру задатков - составной части способности к данному виду труда.

При подборе кадров целесообразно ориентироваться не на отдельные,  парциальные характеристики психики, а на черты личности как целостные  образования, как ее системные свойства. Это является наименьшей единицей анализа при подборе кадров. Чем труднее для освоения профессия, чем более значима она в производственном и социальном отношении, тем крупнее должны быть блоки личностных свойств, принимаемых в качестве основы профессиональной пригодности. Когда  же дело касается таких видов деятельности, как руководство, то при подборе кадров приходится ориентироваться на всю личность как социальное системное качество.

Нужно иметь в виду, что нередко люди считают только свои личностные особенности в наибольшей мере соответствующими содержанию работы и ситуации. Следовательно, и подбор они осуществляют с ориентацией  на свои методы работы и личностные свойства. Уже в этом подходе может быть заложена причина систематических промахов, недостатков  в подборе и расстановке кадров.

Методы изучения личности при подборе кадров

К числу наиболее результативных методов изучения личности можно отнести следующие:

- изучение жизненного пути личности;

- изучение мнения коллектива, в котором работает личность;

- изучение ближайшего окружения личности;

- специальное помещение личности в ситуации, наиболее подходящие для проявления профессионально важных качеств и свойств;

- изучение высказываний личности о собственной роли в делах, которые выполнялись коллективом.

Жизненный путь необходимо изучать не только по анкете или автобиографии, а, в первую очередь, в процессе непосредственного общения, при деловых встречах, совместной работе. Конечно, анкета, автобиография дают определенный материал, на основании которого возможно составить мнение о человеке, но, пожалуй, этот материал больше ставит вопросы о мотивации поступков личности.

Изучение мнения коллектива, в котором работает человек, позволяет дополнить образ личности наиболее ценными характеристиками, свидетельствующими о проявлении качеств и свойств в повседневной, привычной обстановке. Кроме того, в коллективе активность личности многопланова, что позволяет выхватить в ней самое существенное, проявляющееся буквально во  всех сторонах ее бытия. Наконец, мнение коллектива - это, как правило, мнение взвешенное, следовательно, в большей степени объективное.

Изучение ближайшего окружения (друзей,  партнеров по общению, отдыху, интересам) позволяет увидеть личность отраженной в других. Конечно,  друзья могут сильно различаться, но в то же время тянуться друг к другу. Однако чаще всего длительное взаимное влечение, симпатия, активное сотрудничество возможны только на основе идентичных ценностей, составляющих убеждения личности.