Этапы поиска и подбора персонала

Определение потребности в персонале (маркетинг персонала)  

Сколько, с каким опытом, квалификацией, на какие условия. Это чрезвычайно важный этап. Не смотря на кажущуюся простоту – это иногда достаточно сложный процесс. Стратегические и тактические ошибки, совершенные на этом этапе руководителем могут в бедующем «выплыть» серьезными проблемами, финансовыми и временными издержками.

Зачастую я сталкиваюсь с ситуацией, когда наш клиент-заказчик сам толком не понимает - кто ему нужен, и какую заработную плату ему нужно платить. Это «рабочая ситуация», которая зачастую проясняется после интервью с несколькими нами представленными соискателями на «в общем виде» сформулированную вакансию. Хорошим подспорьем является обзор заработной платы по вакансии по Вашему региону. Его Вам могут подготовить специалисты Вашей службы персонала (если умеют), специалисты рекрутинговых компаний (то же далеко не всех!), либо купить у компаний, целенаправленно занимающимися такими исследованиями.

То есть, постарайтесь максимально четко и обоснованно, причем лучше в письменной форме сформулировать ответ на 

Шаг-вопрос N 1: «Сколько специалистов, с каким опытом и квалификацией, на какие условия (в т.ч. финансовые) и в какие сроки Вам потребуются новые сотрудники» Крайне желательно так же под эти цели спланировать выделение бюджета (на рекламу в СМИ, привлечение рекрутинговых компаний и т.д.)

2. Определится с тем, КТО и в каком объеме будет проводить работу по поиску и подбору персонала.

Не открою Америки, сказав, что этим доложен заниматься специалист, знающий и умеющий КАК это делать. В идеале - это менеджер по подбору персонала с опытом в этой области. Но далеко не все компании могут себе позволить такую роскошь, как содержать в штате «внутреннего» рекрутера. Часто этот функционал возлагают на менеджера по персоналу, инспектора отдела кадров или руководителя службы персонала. Но у таких специалистов, как правило, и других забот хватает... И полноценно заниматься подбором, наряду с другим функционалом удается единицам. Не редки ситуации, когда в небольших компаниях данный вопрос поручают офис менеджеру и даже бухгалтеру (он же ведет и кадровое делопроизводство). Но результат в последних 2-х случаях, чаще - «его всякое отсуствие» (результата).

Иногда оправдана модель, когда целиком за поиск и подбор отвечает руководитель подразделения. Но такому руководителю структурного подразделения необходимы властные полномочия и бюджет на привлечение рекрутинговых компаний. Кстати, именно такую схему я неоднократно встречал в транспортно-логистических компаниях.

Безусловно, есть разница в стратегии поиска и подбора от «калибра» вакансии. Руководителей высшего, а часто и среднего звена интервьюируют и принимают решения первые лица. 

Заслуживает отдельного внимания вопрос привлечения внешних специалистов. Это могут быть рекрутинговые компании или «фрилансеры» (независимые специалисты – свободные «художники», занимающиеся поиском и подбором персонала). К ним обращаются, если собственными силами компания не в состоянии решить задачу поиска и подбора персонала. Особенно это касается сложных вакансий, редких специалистов, высшего звена; ситуаций, когда требуется подобрать много специалистов низшего звена (низко- и неквалифицированных сотрудников) - массовый подбор; либо когда сроки на решение задачи ограниченны. В идеале такая работа должна строится с 1-2 рекрутинговыми компаниями, с которыми Вы сотрудничаете многие годы, которые Вас хорошо понимают, знают - кто Вам нужен и т.д. В любом случае на «притирку» и появление взаимопонимания в работе потребуется какое-то время. И это тоже нужно учитывать.  В большинстве случае привлекать больше 2-3 рекрутинговых компаний одновременно – нецелесообразно. Многие рекрутинговые компании работают без предоплаты за услуги (хотя с моей точки зрения – это не всегда правильно). Оплата за услуги – по факту выхода на работу в компанию отобранного специалиста.

Параллельно по поиску может работать Ваша служба персонала. В этой ситуации компания Заказчик услуг ни чего не теряет, если ей не подобрали нужного специалиста, или подобрали сами, например. В такой ситуации Вы платите только за результат. Более того, рекрутинговая компания берет на себя обязательство бесплатной замены специалиста, в случае его увольнения из компании Заказчика. А наша компания усиливает гарантии, прописывая в типовом Договоре ещё и возврат денег, в случае если мы не сможем подобрать замену уволенному сотруднику. 

В любом случае, рекомендую при выборе рекрутинговой компании (не путайте с агентством по трудоустройству – это совершенно разные типы компаний !) обращать внимание на:

наличие опыта в подборе тех или иных специалистов. Запросите список таких «закрытых» вакансий (выполненных заказов) компанией в последнее время. Наличие таких вакансий как Ваша в этом списке увеличивает шансы на лучший результат. Рекомендую уточнить – работает ли в компании на данный момент рекрутер, который закрыл вакансию, подобную Вашей;

стоимость услуг. Стоимость подбора в принципе не может быть ниже одного месячного дохода специалиста (это 8%  совокупного годового содержания специалиста), т.к. в абсолютном большинстве компаний эта сумма находится за пределами рентабельности деятельности. Если компания арендует офис на Невском, использует в работе основные платные ресурсы и специализированное ПО, вкладывается в продвижениебренда, обучение сотрудников и т.д. то сумма за их услуги не может быть ниже 15-16%  совокупного годового содержания специалиста (около 2-х месячных доходов) и может достигать 25%  (около 3-х месячных доходов) - если речь идет о подборе по технологии классического рекрутинга. Стоит задуматься, если Вам предлагают услуги по ценам ниже обозначенных, дабы не сожалеть в последствии о зря потраченном времени;

но в конечном итоге, не стоимость услуг определяет результат, а опыт и профессионализм конкретного рекрутера  (а не степень «звездности» компании и место её расположения), который будет работать по Вашей вакансии. В небольших и малоизвестных компаниях могут работать рекрутеры-«звёздочки» и наоборот, в брэндовых дорогих компаниях –полные «чайники». Поэтому лично пообщайтесь с рекрутером, который будет работать по Вашей вакансии;

- один из важнейших моментов. Обратите на него особое внимание, т.к. этот пункт – частая причина неэффективной работы с рекрутинговой компанией. Способствуйте выстраиванию прямой коммуникации рекрутера, работающего по Вашей вакансии и руководителя подразделения, в которое подбирается специалист  (или лица принимающего решения по вакансии), возможности их оперативного и прямого общения и возможности получения обратной связи. 

- внимательно читайте Договор с рекрутинговой компанией. Но не стоит растягивать принятие решения на долгие недели о его подписании. Особенно обращайте внимание на условия оплаты и гарантии. 

Шаг-Вопрос N 2 «КТО и в каком объёме будет заниматься поиском и подбором персонала для Вашей компании»

Получение заявки и формулирование вакансии.

В случае привлечения рекрутинговой компании, этот этап полностью выполняют рекрутеры по методикам своего агентства (они тоже отличаются, причем существенно. У некоторых для работы достаточно механически заполненной анкеты–заявки на 1 страницу, полученной по факсу.) В нашем агентстве рекрутер обязательно выезжает в компанию Заказчика услуги на не менее чем часовое интервью с подробным заполнением заявки на 8 листах, с последующей формулировкой требований к вакансии и их согласованием с нашим Заказчиком. Чем лучше мы понимаем наших клиентов, чем качественнее и полнее проведена работа на начальном этапе - тем эффективнее наша работа и тем лучше ее результат.
Если Вы не используете внешних специалистов (рекрутинговые компании), тогда рекомендую выполнить следующее:

1. Заполнить анкету-заявку на каждого конкретного специалиста. Это может сделать сотрудник службы персонала с Ваших слов или Вы лично. Но поверьте моему опыту - эта работа нужна. Для формализации требований и корректной формулировки вакансии. Заполняя её руководитель более четко начинает понимать кто же ему нужен (если эти представления размыты). Опять же, дабы избежать ситуации, когда в последующем следуют обвинения службы персонала, что они, «дармоеды» не могут найти «того, кого нужно». И все не тех присылают на собеседования. Дорогой руководитель, - это очень часто встречаемая ситуация. И служба персонала здесь не причем. Сложно искать «не совсем понятно кого», по брошенной фразе типа: «Нужен хороший специалист» или «Вы же служба персонала, сами должны знать».

2. При необходимости, поручить Вашей службе персонала, рекрутинговой компании, подготовить обзор заработной платы по актуальной вакансии для Вашего региона. Иногда такие материалы можно найти на специализированных интернет-ресурсах. Это упростит Руководителю принятие решения по вопросу – «так сколько же платить специалисту?». Причем не то, сколько считает Руководитель (понятно желание платить как можно меньше; некоторым дай волю – вообще бы не платили), а сколько предлагает рынок труда, повлиять на который Руководитель средней компании повлиять ну никак не может. А это уважаемые две большие разницы! Не понимание этого делает вакансию «висяком» или « нелеквидом» - как иногда выражаются сотрудники нашей компании.

3. Формулировка вакансии. Ее нужно сформулировать максимально полно и понятно для потенциальных соискателей, чтобы сократить обращение с предложениями таких кандидатов, которые не обладают необходимым опытом, квалификацией или личными качествами.

После того как проделана вся вышеобозначенная работа, необходимо еще раз проанализировать уже сформулированную вакансию и оценить степень ее «привлекательности», «ликвидности» на рынке труда. Например, если изначально предлагается заработная плата ниже среднерыночной, то искать будете долго. Общаться придется далеко не с лучшими кандидатами. И даже если кто-то из соискателей и примет Ваше предложение, то устроит ли он Вас как специалист? Да и вероятность того, что он сбежит, не выдержав испытательного срока – достаточно высока. Не пытайтесь обманывать сами себя! За дёшево лучших специалистов Вы не найдете. 

Шаг-Вопрос N 3 « Заполнение анкеты–заявки по каждой вакансии. Формулировка вакансии (составление объявления о ней). Доведение ее до «ликвидности» и «привлекательности» на рынке труда».

Определение источников и методов поиска и подбора персонала и их задействование в работе.

Итак, мы добрались до основного вопроса, заявленного в теме данной статьи. Подчеркну, что я сознательно раскрыл суть предшествующих этапов, (хотя и очень коротко), делая акценты лишь на некоторых важных аспектах исходя из моего опыта. Без последовательного и качественного выполнения предшествующих этапов, эффективно использовать источники и методы поиска и подбора персонала обозначенные ниже не возможно. 

Источники поиска кандидатов:

1.Интернет:

- Специализированные «работные» сайты – мне известны более 100. Чаще всего результативными являются первых (по посещаемости) 10-15. Наиболее эффективны - первые 3-4 платных (хотя и недешевых) ресурса; 

- Отраслевые сайты;

- Сайты различных сообществ, ассоциаций, бизнес-клубов; 

- Социальные сети (одноклассники, вконтакте, мой круг, живой журнал т.д.);

- Сайты знакомств;

- Городские региональные сайты;

- Форумы на всех вышеобозначеных сайтах

2. Печатная пресса:

- Специализированные «работные» газеты (в СПб их уже более 10). Наиболее эффективны (хороший отклик) дают всего 3-4;

- Деловая пресса, отраслевые газеты;

- Рекламные газеты («Шанс», «Из рук в руки» и т.д), в т.ч «бесплатные» с разделами «Трудоустройство».

3. Расклейка объявлений, раздача листовок.

4. Государственная биржа труда.

5. Агентства по трудоустройству (не путать с рекрутинговыми компаниями!)

6. Телефонные службы трудоустройства («056», «089»)

7. Ярмарки вакансий;

8. Выставки, конференции, конгрессы, семинары;

9. Профессиональные сообщества, ассоциации, бизнес-клубы;

10. ВУЗы, средне-специальные заведения   (в т.ч. работа в студенческой среде, рекомендации преподавателей, доска объявлений, базы данных выпускников, ассоциации и сайты выпускников);работа с администрацией ВУЗов по привлечению выпускников; факультеты повышения квалификации при них, учебные центры; 

11. Базы данных кадровых агентств и профильных компаний;

12. Региональный поиск (привлечение кандидатов из других регионов России, стран СНГ);

13. Компании конкуренты;

14. Компании банкроты, или находящиеся в кризисной ситуации;

15. Личные связи и контакты. В том числе друзей, знакомых, коллег, сотрудников;  

16. Работа по рекомендациям (т.н. «сарафанное радио» - кандидаты, рекомендованные другими кандидатами из той же профессиональной среды);

17. Прямой поиск (Executive Search; Headhunting).

Некоторые комментарии. Источники поиска выбираются и задействуются в зависимости от многих факторов. 

Основные:

- уровень сложности и важности вакансии;

- наличие бюджета и его размер на использование тех или иных источников;

- временные ограничения (время, требуемое на «закрытие» вакансии);

- период года (в летний сезон, и период Новогодних праздников активность рынка труда сильно снижается. Кроме того, для многих видов бизнеса свойственна сезонность);

- приватностью (конфиденциальностью) работы;

- уровнем профессиональной компетентности специалиста, который будет такую работу проводить т др.

Безусловно, выше обозначены не все возможные источники поиска. О некоторых я умолчал сознательно, некоторые Вы можете придумать сами. Но, тем не менее, основные, используемые нашим агентством в работе обозначены. 

Очень важное замечание. Работа с основной массой источников поиска предусматривает несколько типов работ: 

1. Размещение вакансии; 

2. Сбор откликов на вакансию; 

3. Самостоятельный (активный) поиск резюме и контактов потенциальных соискателей. 

Основная цель использования различных источников – максимально расширить круг потенциальных кандидатов. В любом случае Руководитель должен выбрать наиболее эффективные и рентабельные источники, в зависимости от стоящих перед ним задач, имеющегося времени и ресурсов. 

В дальнейшем, на следующих этапах отбора круг потенциальных кандидатов, полученных с использованием задействованных источников поиска сужается до необходимого минимума.

Методы (технологии) поиска и отбора кандидатов  

В профессиональной среде до сих пор существуют разночтения в определении основных понятий методов поиска. Многие термины, в силу того, что в деловом языке используются относительно недавно, не всем руководителям понятны. Я выделяю несколько основных методов поиска и отбора персонала. В моем понимании, они отличаются между собой в первую очередь используемыми технологиями работы. Подчеркну, что данное разделение на методы очень условно и не претендует на полноту. Это некая модель, основанная на моем опыте работы, являющаяся удобной для реализации данных методов на практике. Это:

- Скрининговые технологии поиска 

- Классический рекрутинг

- Прямой поиск (Executive Search; Headhunting)

Скрининговые технологии поиска   – это наиболее дешевые и низкокачественные (грубые) технологии работы. Оправданно их использование в ситуациях поиска и отбора низко- и неквалифицированных сотрудников, большинства рабочих специальностей. Некоторых офисных сотрудников. Специалистов с минимальным опытом работы. В ситуации массового подбора. По образному выражению одного из наших клиентов – это «футбол резюме». Принял входящий звонок на рекламу; нашел резюме в интернете, газете, базе данных - связался с кандидатом по телефону и особо не утруждаясь, не проводя достаточную трудоемкую работу с кандидатом (как при классическом рекрутинге), «запулил» его резюме или контакты клиенту, в компанию. Как вы понимаете, вероятность « попадания в цель» в таких случаях есть. Но она крайне низка. И в компании-заказчике услуг проделывается масса лишней, ненужной работы по интервьюированию большого количества соискателей, которые не соответствуют требованиям компании. Как правило, за использование в работе таких технологий и попытка их выдать за классический рекрутинг и вызывает наибольшее количество нареканий со стороны клиентов-заказчиков рекрутинговых компаний. То есть, задача у скрининговых технологий максимально быстро и дешево создать поток или наибольшее количество кандидатов на вакансию в компанию. Она менее требовательна к квалификации рекрутеров (менеджеров по подбору персонала) проводящих такую работу. При правильной организации и формализации процедуры отбора в компании, она может быть достаточно эффективной. Но данные технологии абсолютно неприемлемы для работы по поиску высшего и среднего звена, редких и остро дефицитных специалистов. 


Классический рекрутинг. Значительно более трудоёмкая технология, и требующая от рекрутеров или специалистов (в т.ч. руководителей) лично работающих по данной технологии более высокой квалификации. Если упростить – то это поиск соискателей на вакансии среди тех специалистов, которые заявляют, что они ищут работу или готовы рассматривать предложения по работе. Например, когда они сами откликаются на вакансию или размещают резюме в Интернете. И как правило, в классическом рекрутинге работа проводится с такими соискателями. То есть, у таких соискателей изначально есть внутренняя готовность к смене работы. 

Этапы классического рекрутинга, в предлагаемой мной модели (8 этапов)  обозначены в начале статьи.

Трудоемкость технологии можно продемонстрировать по следующим данным, которые зачастую не видны нашим клиентам-заказчикам услуг. Остается «за кадром» колоссальный объём работы, проделанный рекрутером, прежде чем у нашего клиента-заказчика услуг будет проведено интервью с представленным нашим агентством кандидатом.

Объём работы и сроки выполнения

Прямой поиск (Executive Search).

Безусловно самая сложная и дорогая технология. Требует от специалиста, способного самостоятельно по ней работать очень высокой квалификации и многих лет опыта за плечами. Ошибки в такой работе не простительны, и «чайники» пытающиеся по ней работать и возомнившие себя специалистами могут только «наломать дров». К слову, не малое количество рекрутинговых компаний, позиционирующие себя, как использующие в работе технологии прямого поиска, представления о нем имеют очень поверхностное … это как дань моде. Обязательный атрибут – в прайс на услуги на всеобщее обозрение поставить Executive Search (прямой поиск). Поэтому наличие ссылки на оказание данной услуги отнюдь не свидетельствует о том, что в компании есть специалисты, способные работать по данной технологии. 

Опять же упрощая (т.к. целевая аудитория статьи – в первую очередь руководители и сотрудники компаний, а не специалисты занимающиеся поиском и подбором), прямой поиск – это целенаправленный, активный поиск кандидатов, контакт с которыми инициируется рекрутером. Работа проводится среди наиболее успешных специалистов в своей области, активно не заявляющих (или нам об этом не известно) о том что у них есть готовность сменить работу. То есть, предполагается что кандидаты-специалисты работу не ищут. Данную работу обязательно сопровождает анализ рынка и отрасли (сегмента рынка). К данной технологии обычно прибегают, если не дал результат поиска кандидата по технологии классического рекрутинга. 

Масса мифов существует вокруг технологии «Headhunting » (охоты за головами). С моей точки зрения, 80% работы «Хедхантера» – это маркетинговый анализ компании-донора (из которой пытаются специалиста переманить), компании заказчика и их сравнительный анализ; создание на его основе совместно с заказчиком услуги так называемой «мотивационной матрицы кандидата» и лишь потом установление контакта и на её основе, формулировка предложения. А все «шпионские» мифы - в основном вымысел... Безусловно, такая работа может проводится длительный период времени (от нескольких месяцев до года и более) до получения результата. Как правило, несколькими специалистами с распределением ролей в группе. Поэтому существуют жёсткие требования к началу работы в таком проекте. Безусловно, это дорогая технология. Наша компания берется за такие заказы (очень избирательно) при наличии предоплаты, эксклюзивных условиях (заказчик берёт на себя обязательство с предложением на данную услугу к другим специалистам не обращаться) и т.д. В результате работы в проекте может получиться, так что специалист откажется или заказчик передумает. И даже в случае выхода специалиста на работу к заказчику гарантия замены нами не предлагаться. А как можно подобрать замену «уникальному» специалисту?

В профессиональной среде идут дискуссии и разночтения по поводу того что есть прямой поиск, Хэдхантинг (Headhunting), Executive Search, Direct Search, Executive Recruiting (рекрутинг руководящих работников) и т.д. Поэтому мое мнение может не совпадать с мнением других коллег.

Шаг-Вопрос N 4. « Какие источники поиска и методы (технологию) целесообразно использовать в работе по конкретной вакансии?  

Кроме того, в рамках данной статьи не рассмотрены чрезвычайно важные этапы и вопросы: организация отбора, электронный рекрутинг, навыки и особенности чтения резюме, проведение телефонного интервью, личное интервью, оценка соискателей, получение отзывов, предложение работы и т.д. Читайте «качественную» литературу и посещайте семинары, тренинги на данные темы, которые Вам могут посоветовать профессионалы-эксперты с опытом именно в поиске и подборе персонала.