Функционально–стоимостной анализ

На основе методологии системного анализа сформированы ряд прикладных методов исследования экономических объектов и процессов, в том числе методов анализа систем управления хозяйственной деятельностью. Одним из развитых методов анализа и развития систем управления является функционально – стоимостной анализ.

Функционально–стоимостной анализ (ФСА) представляет собой метод системного исследования различных объектов, который основан на выявлении функций этих объектов в более общей системе, а также на поиске наиболее дешевых способов выполнения главных и необходимых функций этих объектов. Этот метод направлен на обеспечение потребительских свойств объектов и минимальных затрат на их проявление на всех этапах жизненного цикла. Жизненный цикл объекта – интервал времени от начала проведения прикладных исследований в обоснование возможности создания объекта до момента снятия объекта с эксплуатации и его утилизации.

Функционально–стоимостной анализ возник в конце 40–х годов ХХ века почти одновременно в США (фирма «General Electric») и в России (Пермский телевизионный завод).

В основании ФСА лежит следующее положение: каждый продукт, объект, система управления создается и существует для того, чтобы удовлетворять определенные потребности, выполнять свои функции. Чтобы выявить функцию объекта, необходимо ответить на вопросы: «Для чего предназначен объект? Какую потребность он удовлетворяет?» При выявлении функции объект анализа обычно рассматривают как часть более общего объекта или процесса, а также в его взаимодействии с окружающей средой.

Те функции, ради которых создавалась система или объект, принято называть главными целевыми функциями, главными функциями.

Главная функция определяет назначение, сущность и основную цель создания объекта как целого. Кроме главных функций, как правило, в системе существуют основные и вспомогательные функции, без которых невозможно осуществление главных функций, а также лишние, бесполезные и даже вредные функции.

Естественно, что каждая функция, для которой разрабатывалась, например, система управления предприятием, может выполняться разными способами, разными техническими и организационными средствами, а следовательно, может быть реализована с разными затратами. Идея поиска наиболее дешевых способов выполнения главных, основных, вспомогательных функций управления организацией и заложена в функционально–стоимостной анализ.

Итак, ФСА представляет собой метод системного исследования различных объектов, который основан на выявлении функций этих объектов в более общей системе, а также на поиске наиболее дешевых способов выполнения главных и необходимых вспомогательных функций этих объектов при одновременном исключении лишних, бесполезных или вредных функций.

Содержание и цели функционально–стоимостного анализа

Метод функционально–стоимостного анализа базируется на том, что затраты ресурсов, связанные с созданием и применением любого объекта или процесса, выполняющего заданные функции, состоят из необходимых для его изготовления и эксплуатации затрат, а также из дополнительных, функционально неоправданных, излишних затрат.

Как система ФСА представляет собой взаимосвязанную совокупность действий, органически сочетающих организационные средства, научно–методические принципы, технологические и экономические инструменты, ориентированные на обнаружение, предупреждение, сокращение, а где возможно и ликвидацию излишних затрат на этапах проектирования, производства и эксплуатации объекта или процесса. Органическое сочетание названных составляющих метода обеспечивается путём всестороннего изучения функций, выполняемых исследуемым объектом, и затрат, необходимых для осуществления задачи.

Основной результат ФСА состоит в снижении затрат на единицу полезного эффекта, который производит система управления, технологический процесс или иной объект анализа. Это снижение затрат достигается разными путями:

– уменьшением затрат при сохранении уровня качества продукции;

– повышением качества продукции при сохранении уровня затрат;

– сокращением затрат при одновременном повышении потребительских свойств изделия или машины.

При функционально–стоимостном анализе системы управления предприятием или технологии производства решаются аналогичные задачи. Направленность этих задач – снижение или полное устранение неоправданных затрат, повышение качества выполнения работ.

Результаты ФСА используются на разных уровнях управления (корпорация, отрасль, предприятие или его подразделение), а также при выполнении различных функций управления (планирования, финансирования, нормирования, разработки бизнес–планов и целевых программ, установлении цен на продукцию и других).

Конкретное исполнение функции объекта, способ обработки материалов, реализующих заданную функцию, представляют собой один из возможных вариантов выражения функции и, соответственно, затрат на её исполнение.

Функционально–стоимостной анализ проводится в целях:

– увеличения дохода, прибыли предприятия;

– повышения конкурентоспособности продукции и её качества;

– снижения себестоимости продукции и расходов на её эксплуатацию.

Так, например, для снижения себестоимости продукции решаются следующие задачи:

– повышение производительности труда;

– уменьшение трудоёмкости, энергоёмкости, материалоёмкости продукции;

– снижение эксплуатационных и транспортных расходов.

Предметом функционально–стоимостного анализа могут служить различные объекты, в том числе системы управления, а также жизненный цикл их создания и эксплуатации или отдельные его этапы: исследование и разработка, подготовка производства к её использованию, эксплуатация.

Особенности функционально–стоимостного подхода и условия его применения

Отличительная особенность ФСА состоит в его универсальном характере. Его важнейшие понятия и принципы могут быть использованы для оценки самых разнообразных объектов, создание которых требует затрат.

Другой отличительной особенностью метода является использование наряду с системным подходом функционального подхода. Функциональный подход, в отличие от предметного (структурного) подхода, ориентирует исследователя на понимание объекта рационализации через комплекс функций, которые он выполняет или должен выполнять. При традиционном, структурном подходе объект анализа рассматривается в его конкретной реальной форме, а не в форме комплекса функций.

Функция в широком значении этого слова – это деятельность, обязанность, назначение, роль, внешнее проявление свойств какого–либо объекта в среде конкретных отношений. Описание потребности и функции в принципе совпадают. Отличие между ними состоит в следующем. Понятие потребности, как правило, связано с человеком (группой людей), поставившим задачу реализации потребности. В современной жизни большинство потребностей удовлетворяется с помощью машин, оборудования и других технических средств. Понятие функции, как правило, связано с техническим объектом, техническим средством, которое является материальным носителем функции, реализующим эту потребность. Человек подчас выступает в двух качествах: как субъект, формирующий потребность, и как элемент объекта, реализующий эту потребность.

Для лучшего понимания функционального подхода сопоставим его с более традиционным структурным (предметным) подходом. Исходным понятием для этого подхода является понятие «структура». Представление о структуре объекта включает его элементы, их взаимосвязь, характер физического взаимодействия элементов, а также отношения между ними самой различной природы, например, пространственные, временные, отношения корреляции, отношения детерминирования.

Структура объекта, как правило, раскрывается его последовательной декомпозицией по уровням иерархии. Каждый структурный уровень объекта может быть определен некоторым подмножеством отношений между элементами объекта. Как правило, выделяют три наиболее распространенных вида отношений декомпозиции:

– детерминированные отношения, при которых состояния подсистем полностью определяют друг друга;

– детерминированно–вероятностные отношения, при которых для отдельных подсистем результат воздействия других подсистем может быть определен лишь с некоторой вероятностью;

– вероятностные отношения, при которых между подсистемами нет детерминированных отношений.

Функциональный и структурный подходы тесно взаимосвязаны и дополняют друг друга. При этом функциональный подход, который позволяет более чётко выделить связи объекта с внешним миром, является определяющим по отношению к структурному подходу при исследовании объектов методом системного анализа.

Условия применения ФСА. Одно из обязательных организационных условий состоит в создании на предприятии подразделений функционально–стоимостного анализа. Эти подразделения рекомендуется формировать из творческих, критически и рационально мыслящих специалистов, из специалистов, обладающих системным мышлением и владеющих системным подходом к изучению реальности. Эти специалисты должны также владеть социальными технологиями коллективной мыследеятельности, технологиями делового взаимодействия со специалистами различных областей знаний.

Так как внедрение результатов ФСА часто порождает изменения в производственной деятельности, а также конструкторской и технологической документации, организации производства, нормативов затрат материалов, рабочего времени, то существенную роль в эффективном применении ФСА играет отношение к творчеству, к нововведениям. Здесь важны социально–психологические условия, сложившиеся на производстве, психологический климат. Опыт применения ФСА показывает, что основные психологические трудности обусловлены нижеследующими причинами.

Сила привычки. Разработчикам, конструкторам, технологам бывает трудно отказаться от того, что считалось нормальным, правильным и проверенным. Новые решения вызывают беспокойство, требуют перестройки сложившейся технологии, а иногда и отношений между специалистами.

Досада. Человеческая досада на то, что не сам разработчик, квалификация которого не подвергается сомнению, додумался до более эффективных решений, иногда очевидных при функциональном подходе и трудно различимых при структурном подходе. Как следствие этого, возможно оспаривание или преуменьшение значимости нового решения, иногда игнорирование и противодействие.

Важным условием эффективного применения ФСА является чёткая последовательность этапов его проведения.

Основные этапы ФСА

1. Подготовительный этап.

Основное содержание работ этого этапа сводится к выбору объекта анализа, созданию исследовательской рабочей группы и подготовке к проведению анализа.

Выбор объекта анализа. Объектами анализа могут быть организационные, информационные и технические системы и их составляющие.

На производстве при выборе объекта анализа и выделения его как системы из окружающей среды обычно используются три подхода: проблемный, предметный и исследовательский.

Проблемный подход ориентирован на решение организационных или технологических задач в проблемной ситуации,

Предметный подход ориентирован на выбор в качестве объекта анализа конкретного вида продукции или её составных частей.

Исследовательский подход ориентирован на анализ вновь создаваемых систем управления, особенно тех, которые построены на новых принципах или предназначены для удовлетворения новых потребностей.

В качестве критериев выбора объекта анализа могут быть использованы экономические показатели (себестоимость продукции, объем затрат на покупные изделия), конструкторско–технологические показатели (материалоёмкость, условия эксплуатации), экологические показатели (количество выбросов вредных веществ), показатели качества продукции (конкурентоспособность, рекламации со стороны потребителей) или совокупность названных показателей.

Создание исследовательской рабочей группы. Исследовательские рабочие группы формируются из компетентных специалистов предприятия. На период проведения анализа они полностью или частично освобождаются от выполнения своих основных служебных обязанностей.

Подготовка к проведению анализа. Подготовка к проведению анализа включает такие работы, как составление перечня информационных материалов по объекту анализа, разработку заданий о подготовке необходимой информации подразделениям предприятия, разработку и рассылку опросных листов потребителям продукции, чтобы изучить условия эксплуатации продукции, составление сметы затрат на проведение исследования, разработку плана проведения исследования.

2. Информационный этап.

Основное содержание работ этапа следующее:

– сбор, систематизация и изучение данных, которые характеризуют процессы разработки и производства объекта анализа;

– сбор и систематизация данных о реальных условиях эксплуатации объекта;

– изучение предложений по улучшению объекта анализа, ещё не внедрённых в производство;

– сбор и анализ данных о трудовых и материальных затратах на создание и эксплуатацию объекта;

– построение структурно–стоимостной и функционально–стоимостной моделей объекта;

– выявление приоритетных зон анализа.

Информационный этап часто называют фундаментом ФСА, так как от полноты и достоверности данных, собранных на этом этапе, зависит успех всей работы. Обычно сведения собирают по таким рубрикам как структура системы управления, технология принятия решений (процедуры, правила, критерии), экономические характеристики системы управления производством.

Информационное обеспечение ФСА строится на основе следующих принципов:

– подбор данных исходя из целей анализа;

– полнота сведений об объекте анализа;

– достоверность данных;

– актуальность для конкретных условий производства и задач анализа;

– конкретность сведений с преимущественно количественными данными;

– оперативность информации.

В целом информационная база ФСА, как правило, содержит следующие блоки:

– банк идей, который содержит информацию о новых конструкторских решениях, технологических процессах, материалах, оборудовании, новых методах управления и организации производства, вариантах выполнения функций продукции и изделий, выпускаемых предприятием;

– фонд описания физических, химических, биологических эффектов и явлений содержит информацию о тех фундаментальных физических и других закономерностях природных процессов, которые могут быть использованы при поиске новых технических решений;

– фонд описания принципов действия изделий соединяет возможности фонда описания физических эффектов и функционального подхода; под принципом действия понимается использование одного или нескольких физических эффектов для реализации определённой функции или техническая идея, не имеющая конкретного конструктивно–технологического решения;

– фонд описания технических решений; техническое решение представляет собой конструктивное оформление принципа действия;

– патентная информация, которая позволяет использовать технические решения, признанные новшествами в соответствующей области науки и техники, и тем самым повысить конкурентоспособность производимой предприятием продукции.

3. Аналитический этап.

Содержание работ на данном этапе:

– выявление и классификация функций объекта анализа;

– анализ общеобъектных функций и внутриобъектных функций и установление взаимосвязей между функциями, а также оценка значимости функций.

– поэлементный анализ затрат на осуществление функций и выявление зон с наибольшим сосредоточением затрат, выявление резервов, то есть избыточности функций;

– постановка задач поиска вариантов снижения затрат.

Анализ общеобъектных функций и внутриобъектных функций и установление взаимосвязей между функциями, а также оценка значимости функций. Цели анализа функций состоят в следующем:

– поэлементное изучение объекта анализа, его функциональной структуры и принципа действия;

– установление взаимосвязей составных частей между собой, а также взаимосвязей объекта с окружением, выявление ненужных функций;

– оптимизация объекта по составу функций и по затратам на выполнение этих функций.

Выявление и классификация функций объекта анализа. Выявить функции – означает определить действия, которые совершает объект анализа или его составные части и элементы, а также обнаружить прямой или косвенный результат совершаемых действий, направленных на достижение ранее поставленных целей.

4. Творческий этап.

Содержание работ этапа:

выбор и применение методов активизации творческого процесса и поиска идей, позволяющих решить поставленные задачи;

поиск альтернативных вариантов выполнения объектом и его составными частями главных и основных функций;

проработка выдвинутых идей, отбор целесообразных вариантов реализации функций и разработка рекомендаций по улучшению характеристик объекта анализа.

В начале творческого этапа проводят уточнение постановки задач снижения затрат на выполнение функций объектом анализа на основе данных, полученных на предыдущих этапах. При этом обобщаются результаты анализа и формируются требования к желаемому образу объекта анализа.

Наиболее интересны и организационно сложны задачи поиска, формирования набора идей по улучшению способов реализации функций. Обычно эта задача решается по двум направлениям:

1) ликвидация ненужных функций, выявленных при анализе;

2) поиск наилучших способов реализации главных и основных функций, носители которых были признаны в результате анализа как имеющие высокие затраты или низкое качество исполнения.

Формирование идей по реализации функций осуществляют специалисты различных подразделений предприятия. Эти идеи фиксируются, проводится их анализ и оценка на практическую реализуемость. Неэкономичные или неосуществимые идеи отклоняются, а остальные группируются по функциям. На основе предложений строят теоретически оптимальный вариант исследуемого объекта, который может служить ориентиром для сопоставления с ним других вариантов. Такое сопоставление позволяет чётко выявить и быстрее устранить недостатки других вариантов реализации необходимых функций.

Инструментарий ФСА

Инструментарий ФСА определяется перечнем задач, которые необходимо решить, чтобы последовательно выполнить технологию данного вида анализа.

При подготовке рекомендаций и при поиске менее затратных вариантов реализации функций применяются следующие методы:

– информационный поиск,

– эвристический поиск,

– «мозговой штурм» или «мозговая атака»,

– синектика,

– метод морфологического анализа,

– алгоритмы решения изобретательских задач,

– процедура «внутреннего маркетинга».

Значительное распространение имеет метод «мозгового штурма». Кратко особенности этого метода состоят в том, что генерация идей по решению проблемы и их оценка отделены по времени, а иногда выполняются разными группами специалистов.

Этапы и основные правила выполнения метода «мозгового штурма»:

1–й этап.

1. Уяснение проблемы и целей «мозгового штурма».

2. Генерация идей, предложений, и запрет на их критику. Высказывания

короткие, с выделением ключевых слов.

2–й этап.

Систематизация идей, предложений.

3–й этап.

Формирование критериев отбора идей, например, «ключевые» компоненты и периферия темы.

4–й этап. Экспертиза идей, предложений и оформление её результатов.

Особенность синектического метода генерирования идей состоит в том, что он опирается на использование аналогий и ассоциаций из других областей знаний и фантастики.

Метод «Дельфи» ориентирован на анонимный опрос группы экспертов по анкетам с последующей их статистической обработкой.

Морфологический метод основан на комбинаторике, построении морфологических матриц, с помощью которых обеспечивается систематический поиск взаимосвязей между всеми элементами в рамках изучаемой системы управления. В результате выбирается 2–3 перспективных предложения по усовершенствованию системы управления.

Методы технико–экономических оценок также широко используются при выполнении ФСА.

Технология выполнения ФСА изучаемого объекта требует сбора, накопления и обработки огромного количества информации о функциях и способах их реализации, подробных обоснований необходимости выполнения тех или иных функций в изучаемом объекте, сбора данных о затратах на реализацию каждой функции, возможностей совмещения или замещения функций и способов их выполнения.

Итак, конечной целью ФСА является поиск наиболее экономичных с позиции менеджмента организации и в сопоставлении с конкурентами вариантов того или иного технологического или организационного решения в системе управления.

Чтобы достичь этой цели необходимо решить следующие задачи:

– необходимо изучить и сделать описание системы управления и дать её характеристику, которая с максимально возможной полнотой раскрывает инженерные, технологические, организационные, экономические особенности;

– детализировать систему управления таким образом, чтобы выявить весь спектр функций, которые она реально выполняет;

– сформулировать критерии классификации функций на главные, основные, лишние и вредные, а также классифицировать функции;

– собрать статистические данные о затратах на выполнение каждой функции; по тем функциям, где статистические данные отсутствуют необходимо определить эти затраты расчетным или экспертным путем;

– собрать данные и изучить новейшие достижения в сфере управления, в информационных технологиях для сферы управления и удерживать всю экономическую информацию о функциях управления; решение этой задачи является фундаментом для эффективности применения метода;

– выявить зоны наибольшей концентрации затрат, то есть наиболее перспективные зоны внимания при дальнейшем анализе;

– определить затраты на создание и поддержание в работоспособном состоянии системы управления, освобожденной от вредных, лишних, а иногда и части дополнительных функций;

– сопоставить реально действующую систему управления и систему управления, освобожденную от лишних и вредных функций;

– разработать рекомендации по технологическому, организационному, информационному усовершенствованию системы управления.

На основе этих рекомендаций разрабатываются процедуры, технологии и документация, позволяющие усовершенствовать систему управления.